業務の巻き取り・ナレッジ化 ─ 進捗と方針
9月中は実務対応を進めながら、WSOLの巻き取りを含めて各案件に入ってきた。サプライの一本化とHSOLワークフローは9月中に完了。10月は、残るWSOL・ESETの期限を「10月中」に置き直して進める。以下はその現状と方針。
総評
特定の人に集中していた業務を管理部で巻き取り、ナレッジ化して別人でも回る形を残しつづける。吉田が動けるだけでは巻き取りにならず、手順とマニュアルまで残して初めて依頼元の手が離れる。
大きなツールを一本仕上げる方式から、小さく早く作って現場をすぐ楽にし、後から大きな仕組みへ接続する方式へ切り替え。WSOL・サプライ・ESETは管理基盤（HubSpot等）への一本化を軸に、受付経路や情報の起点が二重・手動になっている状態を解消する。
- こだわらない：完成度を上げきってから出すより、手を止めずに矢継ぎ早に処理していく方が、結果として現場に早く届く。まず動く形を出し、必要になった分だけ作り込む。
- 決定をしない：吉田は決定者ではない。決定者がその場で判断できるだけの、質の良い情報を揃えて渡すことが役割。ただし何を集め、どう整理して出すかという判断は必要で、そこは自分で持つ。
WSOLのメール切替（大阪キャッスルホテル様 10/7〜10/9、リノホテル京都様 10/9）と、ESET 12月価格改定のお知らせ（10月中）が期日付きの優先。営業事務を進行しながらナレッジ化を行い、別人でもできる形を作りつづける。個別の作業ごとではなく、案件の大枠に期限を置いて進行する。
WSOL業務 巻き取り・フロー化
WSOLの実務が星さん1人に集中し、質問も作業も全部そこで止まっていた。管理部主導へ移して属人化をなくすのが目的で、最終的にはWSOL業務そのものを順次縮小していく方針。ナレッジ化を先に置いているのは、吉田が動けるようになるだけでは巻き取りにならず、他メンバーでも回る形まで残して初めて星さんの手が離れるため。
単発業務の巻き取り
ナレッジ化をメインに実務開始| 業務 | 状態 |
|---|---|
| メールアドレス作成・削除 | 済 |
| └ メール作成などの一部自動化 | 進行中 |
| メーラー設定・不具合の問い合わせ | 窓口へ返す（10/5 決定） |
| サーバー／ドメインの解約・譲渡手続き | 進行中 |
| ドメインレコード設定（値が決まっているもの） | 管理部では行わない（10/5 決定） |
| GA4／GTMタグ追加（管理画面で完了するもの） | 進行中 |
| トリプラコネクトのドメイン設定（管理画面で完了するもの） | 案件なし |
関連情報（ログ7）
- 10/5トリプラコネクトのドメイン設定（管理画面で完了するもの）は、現在案件なし
- 10/5メーラー設定・不具合の問い合わせは、窓口に返すことに決定
- 10/5ドメインレコード設定（値が決まっているもの）は、管理部では行わないことに決定
- 10/5石井徳税理士事務所様：Google Workspace移行に伴うMXレコード切替の依頼を受け、手順を整理
- 9/30大阪キャッスルホテル様：PW変更の日程（10/7〜10/9 の3回）と新PWを送付し、先方確認済み
- 9/29石井徳様：既存アドレスのPW再発行でクローズ。アドレスが被った場合のテンプレートをCanvasに追加
- 9/11トリプラコネクトのドメイン設定以外を進行中へ
複合業務の巻き取り
進行中HPリニューアル受注から発生するドメイン・メール・契約の移管をフロー化。
関連情報（ログ2）
- 10/5リノホテル京都様：メール切替を 10/9(金) 13:00 で確定
- 9/28リノホテル京都様：さくら側のメール準備とサーバー本登録を完了
ドメイン価格改定 対応
済さくらの価格改定に伴い、リスト等の判断資料を準備・進行。
→ 管理に伴い、サーバー／ドメインの管理化（HubSpot？）
関連情報（ログ5）
- 10/5通知の送付を終え、対応完了
- 10/1直接連絡NGとしていた4件と SAYA Suite について、直接送付OKの回答と連絡先を受領
- 9/30ベローハウスいまばり様へ送付。固定変更はバクラク申請で行う（大村さん決定）
- 9/29送付先リストを作成。メルマガ経由の送付を櫻井さんOK
- 9/28.com 向け通知文とPDFを作成（年額5,500円・11月以降の更新分から）。櫻井さんOK
サーバー・ドメイン・メールアドレスの管理
一旦クローズ- アプリを作成（ジャッキーさんから提案を受けた）
- HubSpotに登録して管理
→ メールアドレスは顧客ごとに登録数が異なるため、HubSpotでの管理は向かない可能性あり。実現できるかは要検証
→ 10/5 ドメイン管理とサーバーは HubSpot に登録済み。アプリは作らないことになったため、一旦クローズ。
関連情報（ログ1）
- 10/5ドメイン管理とサーバーはHubSpotに登録済み。アプリは作らないことになったため、一旦クローズ
サプライ
価格改定のたびに施設へ個別連絡していたため、値上げが起きるたびに工数が跳ね上がっていた。ツール側で回る形にすれば、次の改定からは同じ手間が発生しない。運用の一本化は、旧フォームと新ツールで受付経路が二重になっており、どちらに注文が来たか追えない状態を解消するため。
価格改定のフロー化
済お知らせと価格改定予約をツール上で自動化
MDS 10月価格改定 対応
済MDSの10月価格改定に対応。9/29 11:00 に予約していた価格変更が適用され、締切前の駆け込みもなく完了。10/1 出荷分から新価格。
関連情報（ログ3）
- 9/30MDSからの改定案内は、対応済みと同内容のリマインドと回答
- 9/29予約していた価格変更（トナー類7件）が11:00に適用。価格とリンクのチェックも問題なし
- 9/11価格表をMDS営業から受領。9月3週目で対応完了まで進める
運用の一本化
済旧サプライ（Googleフォーム）の購入機能を撤廃。旧フォームから注文が来ない形を作り、管理状況を一本化する
→ 9/29 に撤廃し、新Supplyへ一本化済み（旧フォームには新Supplyへのリンクのみ残す）
→ 切替直後の 10/3、早速新フォームから注文が入った（にぎりの徳兵衛 桑名店様・サーマル紙）
関連情報（ログ4）
- 10/3早速、新フォームから注文が入った（にぎりの徳兵衛 桑名店様・サーマル紙）
- 9/30お客様へ「9/29をもって新フォームに全て切替」と案内
- 9/29旧サプライフォームの注文機能を撤廃（新Supplyへのリンクのみ残す）
- 9/119月2週目から3週目へ持ち越し
Supply連携（新見積ツールのAPI）
10月中・API作成予定サプライの売上を、新見積ツールへ自動で入れられるようにする。10月中に連携の仕組みを自動で導入し、APIを作成する予定。
（もとの確認事項：新見積作成ツールにAPIを作ってほしい。すでにあるなら教えてほしい）
関連情報（ログ1）
- 10/5「Supply連携」として今月の目標に設定。自動でシステムを導入し、APIを作成予定
ESET管理
更新案内の起点がBacklogの手動起票で、シートに未登録の契約が案内フローから漏れていた。実際に期限切れが発生している。情報をHubSpotに寄せて起点を一本化しないと、同じ取りこぼしが繰り返される。一括管理計画は、現状メーカー側の画面を都度見に行かないと端末数もライセンス状況も分からないため。
HubSpot管理化に伴う情報の整理と随時更新
済情報の整理は90%完了。残りはNOD・サーバーの整理と、過去分の登録漏れを改修中。
→ 10/5 完了。
関連情報（ログ3）
- 10/5情報の整理と更新が完了
- 10/5漏れ物件（西野鹿児島様 Server Security）を HubSpot（ESET2）と ESET HUB に登録
- 9/11整理は90%完了。残りはNOD・サーバーの整理と過去分の登録漏れ
アカウントの一括管理計画
一旦クローズESET HUBのAPI利用を検討
- リアルタイムな情報の取得が可能
- ユーザー作成機能があり、営業・HSOL・ユーザー用のアカウント発行が可能
→ 10/5 HubSpot での管理で、とりあえず着地。
関連情報（ログ1）
- 10/5HubSpotでの管理で、とりあえず着地
12月価格改定 対応
10月中関わってくるのはServerのみ。10月中にお知らせを進行する。
関連情報（ログ2）
- 10/5新旧価格・商品入れ替えの対応表とお知らせの準備を、今週の目標に設定
- 9/11関わるのはServerのみと確認。10月中にお知らせ進行
HSOL チャネルトーク ワークフロー
8月からHSOLのグループ会議が始まり、会議中は電話対応を止めてガイダンスに切り替えたいという依頼。8/19の初回運用で意図したガイダンスが流れず、現状は会議のたびに手動で確認が必要な状態。次回会議までに直さないと同じことが起きる。
HSOL会議中にサポート電話をガイダンスへ切り替えるワークフローの不具合対応。
ワークフローは確定済み。10/1〜10/2 の All Hands でも、HSOL／管理部・WSOL・RSOL のワークフローを切り替えて運用し、終了後に通常へ戻した。HSOL の ON/OFF は HSOL 側で行う（佐田さんと合意）。
関連情報（ログ3）
- 10/2All Hands 終了後、全ワークフローを通常に戻して櫻井さんへ報告
- 10/1All Hands 用に HSOL／管理部・WSOL・RSOL のワークフローを作成。HSOLのON/OFFはHSOL側で実施（佐田さんと合意）
- 9/11仮版のワークフローを作成
営業事務
BB側の営業事務は、スクワット側と比べて依頼の入り口も進行も整理されていない。吉田が入ることで大村さんの負担を減らし、他の業務をキャッチする余力を作るのが狙い。ただし通常業務そのものではなく、マニュアルに収まらない例外だけを吉田が引き受け、ナレッジ化してチームに戻す形を取っている。
納品機器管理の登録自動化
済新見積ツールのリリースに伴い、BB大阪のみで発生するもの
→ 10/5 仕入発注のときに納品機器一覧がセットで出る形にして完了。
関連情報（ログ3）
- 10/5仕入発注のときに納品機器一覧がセットで出る形にして完了
- 10/5杉本さんへ、仕入発注時にGASで納品機器一覧まで作る形を依頼（次回からセットで準備）
- 9/30錦水館様 エプソンPCの納品機器一覧を作成し、HSOLへ報告
BB営業事務
一旦クローズ関連情報（ログ3）
- 10/5随時対応は完了しているため、一旦クローズ
- 10/1今津サンブリッジ様 Amazon発注を完了
- 9/29マーレホテル東海様 UPS警告音：停止操作を案内し、仕入見積を依頼
CAFEの発注
一旦クローズ関連情報（ログ1）
- 10/5随時対応は完了しているため、一旦クローズ
取りこぼしのキャッチアップ
インシデントの巻き取り
- マニュアルに収まらない例外作業は吉田で巻き取り
- 必要があればナレッジ化＋マニュアル化
- 例：ベスカ契約、TeamViewer解約、端末の保証登録
MRRツール
廃止新ツールによるHubSpot管理がスタートすることと大型ツール開発を止める方針が決めたため、機能追加はせず撤廃前提で最低限だけ維持する。
IT導入補助金
一旦クローズ交付後の手続きは判断を誤ると返還や取消につながる領域で、実際に不備訂正の残り回数や処分制限期間など、知らないと事故る論点が続いている。実務経験が管理部に集中しているため、初期の質問対応だけは引き取り、それ以外は担当営業へ戻す線引きにしている。
- 営業・WSOLからの質問対応
- ユーザーからの質問対応
今週は2件の問い合わせあり。いずれも対応済み。
関連情報（ログ6）
- 10/5随時対応は完了しているため、一旦クローズ
- 10/5小豆島ふるさと村様（PMS利用停止）の質問を整理して回答
- 10/13年度目の報告期間と書類保存期限を大谷さんへ回答
- 9/30彩華ラーメン大東店様の辞退届を完了
- 9/29松山ニューグランドホテル様：継続利用の申告・社名変更・GbizID作成を案内
- 9/11今週2件の問い合わせ。いずれも対応済み