業務の巻き取り・ナレッジ化 ─ 進捗と方針
9月中は実務対応を進めながら、WSOLの巻き取りを含めて各案件に入っている。以下はその現状と方針。
総評
特定の人に集中していた業務を管理部で巻き取り、ナレッジ化して別人でも回る形を残しつづける。吉田が動けるだけでは巻き取りにならず、手順とマニュアルまで残して初めて依頼元の手が離れる。
大きなツールを一本仕上げる方式から、小さく早く作って現場をすぐ楽にし、後から大きな仕組みへ接続する方式へ切り替え。WSOL・サプライ・ESETは管理基盤（HubSpot等）への一本化を軸に、受付経路や情報の起点が二重・手動になっている状態を解消する。
- こだわらない：完成度を上げきってから出すより、手を止めずに矢継ぎ早に処理していく方が、結果として現場に早く届く。まず動く形を出し、必要になった分だけ作り込む。
- 決定をしない：吉田は決定者ではない。決定者がその場で判断できるだけの、質の良い情報を揃えて渡すことが役割。ただし何を集め、どう整理して出すかという判断は必要で、そこは自分で持つ。
HSOLワークフロー（9/16）が期日付きの最優先。営業事務を進行しながらナレッジ化を行い、別人でもできる形を作りつづける。個別の作業ごとではなく、案件の大枠に期限を置いて進行する。
WSOL業務 巻き取り・フロー化
WSOLの実務が星さん1人に集中し、質問も作業も全部そこで止まっていた。管理部主導へ移して属人化をなくすのが目的で、最終的にはWSOL業務そのものを順次縮小していく方針。ナレッジ化を先に置いているのは、吉田が動けるようになるだけでは巻き取りにならず、他メンバーでも回る形まで残して初めて星さんの手が離れるため。
単発業務の巻き取り
ナレッジ化をメインに実務開始| 業務 | 状態 |
|---|---|
| メールアドレス作成・削除 | 済 |
| └ メール作成などの一部自動化 | 進行中 |
| メーラー設定・不具合の問い合わせ | ナレッジ蓄積中 |
| サーバー／ドメインの解約・譲渡手続き | 進行中 |
| ドメインレコード設定（値が決まっているもの） | 進行中 |
| GA4／GTMタグ追加（管理画面で完了するもの） | 進行中 |
| トリプラコネクトのドメイン設定（管理画面で完了するもの） | 未着手 |
関連情報（ログ1）
- 9/11トリプラコネクトのドメイン設定以外を進行中へ
複合業務の巻き取り
進行中HPリニューアル受注から発生するドメイン・メール・契約の移管をフロー化。
ドメイン価格改定 対応
進行中さくらの価格改定に伴い、リスト等の判断資料を準備・進行。
→ 管理に伴い、サーバー／ドメインの管理化（HubSpot？）
サーバー・ドメイン・メールアドレスの管理
- アプリを作成（ジャッキーさんから提案を受けた）
- HubSpotに登録して管理
→ メールアドレスは顧客ごとに登録数が異なるため、HubSpotでの管理は向かない可能性あり。実現できるかは要検証
サプライ
価格改定のたびに施設へ個別連絡していたため、値上げが起きるたびに工数が跳ね上がっていた。ツール側で回る形にすれば、次の改定からは同じ手間が発生しない。運用の一本化は、旧フォームと新ツールで受付経路が二重になっており、どちらに注文が来たか追えない状態を解消するため。
価格改定のフロー化
済お知らせと価格改定予約をツール上で自動化
MDS 10月価格改定 対応
9月3週目MDSの10月価格改定に対応。価格表はMDS営業から受領済みのため、9月3週目で対応完了まで進める。
関連情報（ログ1）
- 9/11価格表をMDS営業から受領。9月3週目で対応完了まで進める
運用の一本化
9月3週目旧サプライ（Googleフォーム）の購入機能を撤廃。旧フォームから注文が来ない形を作り、管理状況を一本化する
関連情報（ログ1）
- 9/119月2週目から3週目へ持ち越し
確認したいこと
新見積作成ツールにAPIを作ってほしい。すでにあるなら教えてほしい。サプライの売上を自動で入れられるようにしたい。
ESET管理
更新案内の起点がBacklogの手動起票で、シートに未登録の契約が案内フローから漏れていた。実際に期限切れが発生している。情報をHubSpotに寄せて起点を一本化しないと、同じ取りこぼしが繰り返される。一括管理計画は、現状メーカー側の画面を都度見に行かないと端末数もライセンス状況も分からないため。
HubSpot管理化に伴う情報の整理と随時更新
90%完了情報の整理は90%完了。残りはNOD・サーバーの整理と、過去分の登録漏れを改修中。
関連情報（ログ1）
- 9/11整理は90%完了。残りはNOD・サーバーの整理と過去分の登録漏れ
アカウントの一括管理計画
進行中ESET HUBのAPI利用を検討
- リアルタイムな情報の取得が可能
- ユーザー作成機能があり、営業・HSOL・ユーザー用のアカウント発行が可能
12月価格改定 対応
10月中関わってくるのはServerのみ。10月中にお知らせを進行する。
関連情報（ログ1）
- 9/11関わるのはServerのみと確認。10月中にお知らせ進行
HSOL チャネルトーク ワークフロー
8月からHSOLのグループ会議が始まり、会議中は電話対応を止めてガイダンスに切り替えたいという依頼。8/19の初回運用で意図したガイダンスが流れず、現状は会議のたびに手動で確認が必要な状態。次回会議までに直さないと同じことが起きる。
HSOL会議中にサポート電話をガイダンスへ切り替えるワークフローの不具合対応。
本日、仮版のワークフローを作成。9/16(水)の期日までに検証して確定させる。
関連情報（ログ1）
- 9/11仮版のワークフローを作成
営業事務
BB側の営業事務は、スクワット側と比べて依頼の入り口も進行も整理されていない。吉田が入ることで大村さんの負担を減らし、他の業務をキャッチする余力を作るのが狙い。ただし通常業務そのものではなく、マニュアルに収まらない例外だけを吉田が引き受け、ナレッジ化してチームに戻す形を取っている。
納品機器管理の登録自動化
新見積ツールのリリースに伴い、BB大阪のみで発生するもの
BB営業事務
随時CAFEの発注
随時取りこぼしのキャッチアップ
インシデントの巻き取り
- マニュアルに収まらない例外作業は吉田で巻き取り
- 必要があればナレッジ化＋マニュアル化
- 例：ベスカ契約、TeamViewer解約、端末の保証登録
MRRツール
廃止新ツールによるHubSpot管理がスタートすることと大型ツール開発を止める方針が決めたため、機能追加はせず撤廃前提で最低限だけ維持する。
IT導入補助金
交付後の手続きは判断を誤ると返還や取消につながる領域で、実際に不備訂正の残り回数や処分制限期間など、知らないと事故る論点が続いている。実務経験が管理部に集中しているため、初期の質問対応だけは引き取り、それ以外は担当営業へ戻す線引きにしている。
- 営業・WSOLからの質問対応
- ユーザーからの質問対応
今週は2件の問い合わせあり。いずれも対応済み。
関連情報（ログ1）
- 9/11今週2件の問い合わせ。いずれも対応済み